Une matinée passée à trier des factures suffit à comprendre l’essentiel du rôle : enregistrer, contrôler, relancer et préparer les informations pour le reste de la comptabilité. Le poste d’assistante comptable est souvent proposé en PME, en association ou en cabinet d’expertise comptable. Il demande de la rigueur, une bonne organisation, un sens du service et un minimum de curiosité technique pour les outils informatiques.
Missions principales et déroulement type d’une journée
Les missions varient selon la taille de l’entreprise, mais plusieurs tâches reviennent quotidiennement :
- Saisie des factures fournisseurs et clients : vérification des mentions obligatoires, codification selon le plan comptable et enregistrement dans le logiciel.
- Rapprochement bancaire : pointage des écritures bancaires et justification des écarts.
- Suivi des règlements et relances clients : émission d’avis, relances téléphoniques ou par courriel.
- Préparation des pièces pour l’expert-comptable : classement, numérisation et transmission des justificatifs.
- Participation aux opérations de clôture mensuelle : lettrage, contrôle des comptes fournisseurs et clients, préparation de la TVA.
Exemple de déroulé d’une matinée : arrivée, ouverture de la boîte mail, saisie des factures reçues, vérification des paiements entrants par rapport aux factures, pointage des relevés bancaires, puis réponses aux demandes internes ou aux fournisseurs. L’après-midi peut être réservé aux relances clients, à la préparation des déclarations de TVA ou à la mise à jour des dossiers pour l’expert-comptable.
Exemple concret : saisie d’une facture et rapprochement bancaire
Lorsqu’une facture fournisseur arrive, l’assistante vérifie le montant, la TVA, la date et le fournisseur. Elle choisit le compte de charge adéquat (ex : 606 Achats) et le journal fournisseur dans le logiciel. Après enregistrement, la facture est classée numériquement et physiquement si besoin. Pour le rapprochement bancaire, elle compare le relevé bancaire au journal des banques : toute opération non pointée fait l’objet d’une recherche (problème de lettrage, paiement en attente, erreur de montant) avant correction.
Outils courants et compétences techniques
Les outils les plus utilisés sont les logiciels de gestion comptable (Sage, Cegid, EBP), les tableurs (Excel ou Google Sheets), les solutions de facturation en ligne et parfois un ERP selon la taille de l’entreprise. Maîtriser les fonctionnalités de base d’Excel (tableaux, filtres, formules simples, mises en forme) est un vrai plus.
| Tâche | Exemple | Outils |
|---|---|---|
| Saisie des factures | Enregistrer une facture fournisseur, affecter la TVA | Sage, Cegid, EBP, logiciel de facturation |
| Rapprochement bancaire | Pointage des opérations, justification des écarts | Logiciel comptable + relevés bancaires PDF |
| Relance clients | Envoi d’un mail de mise en demeure, suivi | CRM, messagerie, tableau de suivi |
Formations, certifications RNCP et parcours possibles
Le parcours pour devenir assistante comptable peut être court ou plus long selon l’objectif. Pour une insertion rapide, des titres RNCP ou des formations qualifiantes en 6 à 12 mois existent et visent la maîtrise des fondamentaux (saisie, TVA, lettrage). Pour une progression plus ambitieuse, le BTS Comptabilité et Gestion (2 ans) ou le DCG (diplôme de comptabilité et de gestion) offrent des perspectives vers des postes de comptable confirmé ou de responsable comptable.
| Formation | Durée | Niveau | Public cible |
|---|---|---|---|
| Titre RNCP Assistant comptable | 6 à 12 mois | Niveau 4 ou 5 selon le titre | Reconversion, demandeurs d’emploi, salariés |
| BTS Comptabilité et Gestion | 2 ans | Niveau 5 | Étudiants, alternants |
| Formations courtes logiciels | Quelques jours à 3 mois | Certification interne | Perfectionnement professionnel |
Financements possibles : Compte personnel de formation (CPF), AIF via Pôle emploi, financement par l’employeur (plan de développement des compétences) ou dispositifs régionaux. Pour une reconversion, renseignez-vous auprès d’un conseiller Pôle emploi ou d’un centre de formation pour monter un dossier de financement.
Conseils pratiques pour débuter et évoluer
Quelques conseils pour entrer rapidement sur le marché et progresser :
- Commencez par maîtriser un logiciel comptable courant et Excel.
- Valorisez toute expérience de gestion administrative ou commerciale sur votre CV.
- Postulez à des postes en alternance pour apprendre sur le terrain.
- Faites preuve de rigueur, de ponctualité et d’un bon sens du relationnel avec les fournisseurs et clients.
- Envisagez la spécialisation (paie, gestion locative, association) pour augmenter votre attractivité.
À moyen terme, l’expérience en cabinet ou en entreprise, complétée par un BTS ou un titre supérieur, permet d’évoluer vers des postes de comptable unique, chef comptable ou responsable administratif et financier. Certaines poursuivent même vers le DSCG ou l’expertise comptable, mais ces voies demandent des études et des stages plus longs.
Le métier d’assistante comptable est une excellente porte d’entrée dans la comptabilité : il combine des tâches concrètes et techniques, de la relation humaine et des possibilités d’évolution réelles si l’on investit dans la formation continue.